5S là gì? Tại sao nên áp dụng 5S?

7/10/2014 8:57:14 AM

________________________________________________________________________________________________

5S là gì?

I/ Khái niệm 5S?

Là một phương pháp để tạo ra và duy trì một tổ chức, môi trường làm việc hiệu suất cao, sạch sẽ, an toàn

- Là một công cụ mang tính nền tảng căn bản, khác thường trong kho vũ khí của Lean Sigma bởi vì nó có thể sử dụng trong đo lường, phân tích, cải thiện và kiểm soát từng quá trình.

II. Mục đích của 5S?

 Là tạo nên và duy trì một môi trường làm việc thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả tại mọi vị trí làm việc từ khu vực văn phòng, nơi sản xuất, kho hàng, nguyên vật liệu hay các vị trí xung quanh như sân bãi, chỗ để xe,..

- Đòi hỏi sự cam kết, nhận thức và sự tham gia của tất cả mọi người từ Lãnh đạo cho tới người công nhân bởi vì hoạt động 5S dành cho tất cả mọi người và không loại trừ bất kì ai trong công ty.

III. Lợi ích khi áp dụng 5S?

►        5S giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho mọi vị trí.

►        5S giúp giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công việc trong một quá trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan của con người.

►        5S giúp giảm thiểu các chi phí hoạt động từ đó nâng cao ưu thế cạnh tranh.

►        Với một môi trường làm việc thông thoáng và khoa học, 5S giúp nâng cao an toàn sản xuất và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động.

►        Ý thức làm việc vì lợi ích tập thể được nhận thức rõ và nâng cao, tăng cường tính đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên.

►        Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các CBCNV thông qua 5S.

►        Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của Công ty trong con mắt khách hàng.

IV. Các bước thực hiện 5S?

Ngày nay, 5S được biết đến là một công cụ cải tiến năng suất chất lượng có nguồn gốc từ Nhật Bản. Tên gọi của 5S xuất phát từ những chữ cái S trong tiếng Nhật. Đó là:

1. Sàng lọc – S1 (Seiri – Sort):

Đặc điểm:

Chỉ giữ lại những gì cần thiết trong khu vực để chạy quá trình.

- Loại bỏ tất cả các vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng … không liên quan, không cần thiết cho hoạt động tại một khu vực làm việc sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất.

- S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì.

Các bước tiến hành:

Đánh giá và chụp ảnh hiện trạng

- Gắn thẻ đỏ

- Quyết định cách thức xử lý những thứ được gắn thẻ đỏ

2. Sắp xếp – S2 (Seiton – Straighten):

Đặc điểm:

Sắp xếp là một hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại nhằm mục đích loại bỏ được thời gian tìm kiếm, giảm thiểu tồn kho, giảm chỉ phí, giảm mức tối thiểu số thao tác mà công nhân thực hiện cho một công việc.

- Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng và cần được tuân thủ một cách triệt để.

Các bước tiến hành:

Bước 1:

- Những dụng cụ, vật tư cần thiết trên con đường hoàn thành công việc.

♦ Quãng đường đi lấy dụng cụ, vật tư.

♦ Tần suất sử dụng dụng cụ, vật tư.

♦ Thời gian vận chuyển dụng cụ, vật tư, xe kéo, xe nâng.

- Công việc tiêu chuẩn

♦ Đảm bảo hiểu chi tiết và đầy đủ về công việc là yếu tố quan trọng trong sắp sếp để làm đúng ngay từ đầu.

Bước 2:

Sắp sếp dụng cụ, vật tư đúng vị trí phù hợp với thứ tự công việc tiêu chuẩn.

- Có chỗ để cho tất cả mọi thứ cần thiết.

- Mọi thứ ở đúng vị trí đã quy định

♦ Có địa chỉ cụ thể

♦ Áp dụng quản lý trực quan

♦ Kẻ vẽ các đường viền bao quanh.

Bước 3:

Sắp sếp dụng cụ, vật tư sao cho dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm, đễ trả lại vị trí ban đầu

- Đảm bảo an toàn trong quá trình làm việc

3. Sạch sẽ – S3 (Seiso – Shine):

Đặc điểm:

Giữ các máy móc và khu vực làm việc sạch sẽ nhằm ngăn ngừa các vấn đề phát sinh do vệ sinh kém.

- S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì.

Các bước tiến hành:

Bước 1:

Xác định vị trí và lập danh sách các vị trí có thể gây bụi bẩn trong các khu vực đi lại để công nhân có thể nhận biết.

- Đánh dấu chúng với những băng màu cam và ghi theo số thứ tự tương ứng trong bảng danh sách.

Bước 2:

Tìm kiếm nguyên nhân gây bụi bẩn.

- Loại bỏ các nguyên nhân nguồn gốc gây bẩn để chúng không còn ảnh hưởng đến khu vực làm việc.

- Tìm và phát hiện ra bụi bẩn ở những vị trí thiết bị, dụng cụ, máy móc khó quan sát.

Bước 3:

Duy trì thường xuyên vệ sinh làm sạch hàng ngày hoặc hai lần một tuần theo sự phân công trách nhiệm của người giám sát.

Bước 4:

Để loại bỏ và vệ sinh các thiết bị máy móc, khu làm việc một cách triệt để đòi hỏi sự cam kết, nhận thức và sự tham gia của tất cả mọi người trong công ty. Lập ra những quy định tiêu chuẩn nêu rõ phạm vị trách nhiệm của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai ở từng vị trí.

Bước 5:

Để tăng ý thức về mức độ bụi bẩn, nên sơn nơi làm việc và một số các thiết bị dụng cụ máy móc màu sáng, đồng thời tăng độ chiếu sáng nơi làm việc để công nhân dễ dàng quan sát vệ sinh, lâu chùi và kiểm tra.

4. Săn sóc – S4 (Sheiketsu – Standardize):

Đặc điểm:

Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống.

- Khuyến khích, truyền đạt và huấn luyện về 5S để biến việc áp dụng trở thành một phần văn hóa của Công ty. Ngoài ra việc duy trì cũng được phân công rõ phạm vi trách nhiệm của mỗi cá nhân và một nhóm giám sát việc tuân thủ các quy định về 5S.

- S4 là một quá trình trong việc rèn rũa và phát triển ý thức tuân thủ của CBCNV trong một tổ chức.

Các bước tiến hành:

Đặt ra các tiêu chuẩn cho 3S nói trên và thực hiện liên tục. Tạo thói quen tự giác, duy trì và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để mọi thứ luôn sẵn sàng cho sản xuất.

Sử dụng các ký hiệu chỉ dẫn bằng hình ảnh, bằng bảng biểu nhằm giúp các công nhân cũng như quản lý được cập nhật các thông tin một cách chính xác.

- Thiết lập các tiêu chuẩn dự kiến bảo trì cho các dụng cụ, thiết bị máy móc hàng ngày, hàng tuần.

- Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các CBCNV thông qua hoạt động 5S. Tìm kiếm, phát hiện ra các nguyên nhân gây bụi bẩn và đưa ra phương án xử lý hiệu quả. Chia sẻ các thông tin cho tất cả mọi người qua hình ảnh, khẩu hiệu, bảng biểu, cửa ra vào tại nơi làm việc. Vì vậy ý thức làm việc vì lợi ích tập thể được nhận thức rõ và nâng cao; tăng cường tính đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên.

5. Sẵn sàng – S5 (Shitsuke – Sustain):

Đặc điểm:

Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của Công ty cao hơn.

Các bước tiến hành:

5S và các chỉ số SQDC

- 5 phút hàng ngày

- Tham quan học tập

- Sẵn sàng đón khách

 

Nguồn tin từ Câu lạc bộ LEAN